دفتر ديون الكتروني للمحل: بديل دفتر الآجل الورقي

في أغلب المحلات المصرية يوجد دفتر صغير بجانب الدرج، فيه أسماء العملاء الذين أخذوا بضاعة بالآجل. هذا الدفتر يعمل حتى يضيع، أو تتشابه الأسماء، أو ينسى أحد تسجيل دفعة. دفتر ديون الكتروني يحل هذه المشاكل: كل بيع بالآجل يُسجّل على حساب العميل تلقائيًا، وكل تحصيل يقلل رصيده، وتعرف في أي لحظة من عليه كم.

مشاكل دفتر الورق

• لا يوجد رصيد واضح؛ تجمع الأرقام بيدك في كل مرة.
• الكاشير قد يبيع بالآجل لعميل عليه دين كبير دون أن يعرف.
• الدفعات الصغيرة تُنسى، فيحدث خلاف مع العميل.
• لا يمكنك أن تعطي العميل كشفًا مرتبًا بمشترياته ودفعاته.
• إن ضاع الدفتر ضاعت الديون معه.

حساب لكل عميل ورصيد واضح

الفكرة الأساسية أن لكل عميل حسابًا. عند البيع بالآجل يختار الكاشير العميل، فتُضاف قيمة الفاتورة أو الجزء غير المدفوع منها إلى رصيده. لا أحد يكتب الرصيد بيده؛ الرصيد نتيجة الفواتير والتحصيلات المسجّلة. ولأن الفاتورة مرتبطة بالحساب، تعرف ماذا اشترى العميل بالضبط ومتى.

سجّل العميل باسمه ورقم هاتفه مرة واحدة، فلا تتكرر الأسماء ولا يختلط عميل بآخر يحمل نفس الاسم. وإن كان عندك أكثر من فرع، فحساب العميل واحد، ويظهر رصيده الحقيقي في كل فرع.

حد الآجل لكل عميل

ليس كل العملاء سواء. العميل القديم المنتظم في الدفع قد تسمح له بمبلغ أكبر، والعميل الجديد بمبلغ صغير. ضع لكل عميل حدًا للآجل، فإذا كانت الفاتورة ستتجاوزه، يحتاج البيع موافقة مدير بكلمة مروره، لهذه البيعة وحدها. هكذا لا يكبر الدين دون أن تقرر أنت ذلك.

راجع الحدود كل فترة. العميل الذي يسدد في موعده يستحق رفع حده، والعميل الذي يتأخر كثيرًا قد تخفض حده أو توقف الآجل له حتى يسدد.

التحصيل وكشف الحساب

عندما يدفع العميل جزءًا من دينه، سجّل التحصيل على حسابه في نفس اللحظة. وعندما يسأل «عليّ كم؟»، اطبع له كشف حساب يعرض الفواتير والدفعات والرصيد الحالي. الكشف المرتب ينهي أغلب الخلافات، ويشجع العميل على السداد لأنه يرى الأرقام واضحة.

وراقب أرصدة العملاء ككل: كم إجمالي ما لك عند العملاء؟ هذا مال محلك خارج الدرج. إن كان يكبر شهرًا بعد شهر بينما المبيعات ثابتة، فالآجل يأكل سيولتك، وتحتاج أن تشدد الحدود أو تنشط التحصيل.

من يحق له البيع بالآجل؟

ليس كل موظف يجب أن يبيع بالآجل. حدد بالصلاحيات من يستطيع ذلك، ومن يستطيع تسجيل التحصيلات. والأهم أن تُفرض هذه الصلاحيات على الخادم، لا أن تكون مجرد زر مخفي في الشاشة. شرحنا الفرق في صلاحيات حقيقية لكل موظف.

الآجل ليس تقسيطًا

البيع بالآجل يعني أن العميل يدفع لاحقًا، كله أو على دفعات حسب ما تتفقان. أما التقسيط بجدول أقساط ومواعيد سداد محددة لكل قسط فهو نظام مختلف. CARMA HUB يقدّم البيع بالآجل مع حدود وتحصيلات وكشوف حساب، ولا يقدّم جداول التقسيط حاليًا.

إن كان نشاطك يعتمد على التقسيط بأقساط شهرية محددة، فاعرف ذلك قبل الاختيار. أما أغلب المحلات التي تبيع لعملاء معروفين يسددون على دفعات، فالآجل بحد واضح وكشف حساب يكفيها.

نصائح لتقليل الديون المتأخرة

• ابدأ بحد صغير للعميل الجديد، وارفعه مع انتظام الدفع.
• راجع أرصدة العملاء كل أسبوع، وابدأ بأكبر الأرصدة.
• أرسل للعميل كشف حسابه قبل أن تطلب الدفع.
• سجّل كل دفعة فورًا، حتى لو كانت صغيرة.
• لا تسمح بالآجل إلا لعميل مسجّل باسمه ورقم هاتفه.

كيف يساعدك CARMA HUB في الآجل

• بيع بالآجل من الكاشير على حساب العميل، مع حد آجل لكل عميل.
• رصيد لكل عميل نتيجة الفواتير والتحصيلات المسجّلة.
• تسجيل التحصيلات وطباعة كشف الحساب.
• صلاحيات لكل موظف تُفرض على الخادم، ونقاط ولاء للعملاء.

اقرأ أيضًا إدارة الخزينة والورديات. شاهد كل المميزات، واطّلع على الأسعار، وجرّبه مجانًا 7 أيام بدون بطاقة دفع.